Föreningen Vatten (org.nr. 802003-6854)

 

Policy GDPR (Dataskyddsförordningen DSF)

 

Policy antagen i styrelsen den 17 maj 2018

 

Inledning och syfte

Syftet med denna policy är att säkerställa att Föreningen Vatten hanterar personuppgifter i enlighet med EUs dataskyddsförordning (General Data Protection Regulation – GDPR, på svenska dataskyddsförordningen – DSF). Policyn omfattar alla registreringar och behandlingar i Föreningen Vattens IT-system där personuppgifter hanteras. Policyn omfattar såväl strukturerad som ostrukturerad data. Denna policy är framtagen av Föreningen Vattens styrelse. Policyn ska fastställas av Föreningen Vattens styrelse minst en gång per år och uppdateras vid behov.

 

Tillämpning

Varje regionkommitté och sektion är personuppgiftsansvarig för personuppgifterna inom sitt område. Styrelsen i respektive regionkommitté och sektion ansvarar för att behandlingen av personuppgifter följer denna policy. Denna policy är tillämplig för Föreningen Vattens ledamöter som berörs av verksamhet. Organisation och ansvar Föreningen Vattens ledamöter ansvarar för att de agerar i enlighet med denna policy och vad den vill säkerställa.

 

Personuppgiftsbehandling

Varje personuppgiftsbehandling ska ske enligt följande principer:

• Det ska inte finnas mer personuppgifter lagrade än nödvändigt.

• Information ska inhämtas utifrån intresseavvägning alternativt samtyckesbaserad information.

• Den registrerade har rätt till portabilitet (överflyttning till liknande organisationer).

• Det ska finnas en tydlig beskrivning av ändamålet med insamlingen av personuppgifterna.

• Det ska gå att ta ut all information som går att koppla till en enskild individ och denna information ska vara lättförståelig för mottagaren. Det ska även gå att radera denna information om användaren så begär.

• Uppföljning och utvärdering av vår hantering av personuppgifter ska ske minst en gång per år.

• Eventuella incidenter rörande personuppgifter som vi behandlar ska utan dröjsmål rapporteras till styrelsens ordförande. Anmälan ska göras utan onödigt dröjsmål och senast inom 72 timmar efter upptäckt.

• Våra krav på att personuppgifter hanteras enligt GDPR ska alltid säkerställas vid upphandling och utveckling av IT-lösningar och IT-tjänster och ska vara en del i kravspecifikationen och eventuella avtal.

 

Föreningen Vattens hantering av personuppgifter sker enligt nedan

I enlighet med Föreningen Vattens ändamålsbeskrivning registreras namn, adress, telefonnummer och e-post i vårt medlemsregister. Personuppgifter hanteras även i Föreningen Vattens Dropbox-konto och Föreningshuset filhantering samt på Föreningen Vattens webbplats och Google Analytics. Uppgifterna registreras och behandlas för att administrera medlemskap, hålla förteckning över deltagare i olika aktiviteter och för att kunna erbjuda seminarier och andra föreningsträffar. Föreningen Vatten erbjuder medlemmarna att delta i en mängd olika aktiviteter, t.ex. kurser och resor. Det sänds kontinuerliga utskick med erbjudanden om att delta i de aktiviteter som Föreningen Vatten erbjuder. Beroende på vilka aktiviteter medlemmen väljer att anmäla sig till kan uppgifterna komma att behandlas av en av Föreningen Vattens regionkommittéer eller sektioner. Uppgifterna gallras i samband med att medlemskapet avslutats. Uppgifterna gallras också om inte medlemsavgiften är betald. Medlem har rätt att efter skriftlig ansökan (per brev eller e-post) en gång per år kostnadsfritt få besked om vilka personuppgifter som finns registrerade hos Föreningen Vatten. Medlem har även rätt att begära rättelse av sina uppgifter, att uppgifter raderas eller invända mot eller begära begränsning av behandling av uppgifterna. Rättelse av uppgifter sker omedelbart efter upptäckt eller meddelande från medlem. Medlem kan även själv logga in på Mina sidor på Föreningen Vattens hemsida och se vilka medlemsuppgifter som finns sparade samt redigera dessa. Föreningen Vatten är personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter om medlemmars medlemskap. Observera att Föreningen Vattens regionkommittéer och sektioner är personuppgiftsansvariga för behandlingar av sina respektive personuppgifter.